Pelaksanaan Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana di SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya

BAB I PENDAHULUAN

 A.    Latar Belakang

Sarana dan prasarana sekolah merupakan salah satu faktor penunjang dalam pencapaian keberhasilan proses belajar mengajar di sekolah. Tentunya hal tersebut dapat dicapai apabila ketersedian sarana dan prasarana yang memadai disertai dengan pengelolaan secara optimal.

Seiring dengan diberlakukannya Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan atau yang lebih dikenal dengan istilah KTSP dimana penerapan desentralisasi pengambilan keputusan, memberikan hak otonomi penuh terhadap setiap tingkat satuan pendidikan, untuk mengoptimalkan penyedian, pendayagunaan, perawatan dan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan. Sekolah dituntut untuk memiliki kemandirian untuk mengatur dan mengurus kebutuhan sekolah menurut kebutuhan berdasarkan aspirasi dan partisipasi warga sekolah dengan tetap mengacu pada peraturan dan perundang undangan pendidikan nasional yang berlaku.

Untuk mewujudkan dan mengatur hal tersebut pemerintah melalui PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, pasal 1 ayat (8) mengemukakan standar sarana dan prasarana adalah Standar Nasional Pendidikan yang berkaitan kriteria minimal tentang ruang belajar, tempat olah raga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berekreasi dan berkreasi, serta sumber belajar lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran termasuk penggunaan teknologi informasi dan komunikasi.

Selanjutnya PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, pada Bab VII Pasal 42 dengan tegas disebutkan bahwa; (1) Setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai, serta perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan

Sarana dan prasarana pendidikan juga menjadi salah satu tolok ukur dari mutu sekolah. Tetapi fakta dilapangan banyak ditemukan sarana dan prasarana yang tidak dioptimalkan dan dikelola dengan baik  untuk itu diperlukan pemahaman dan pengaplikasian manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan berbasis sekolah. Bagi pengambil kebijakan di sekolah pemahaman tentang sarana dan prasarana akan membantu memperluas wawasan tentang bagaimana ia dapat berperan dalam merencanakan, menggunakan dan mengevaluasi sarana dan prasarana yang ada sehingga dapat dimanfaatkan dengan optimal guna mencapai tujuan pendidikan.

B.     Rumusan Masalah

Bagaimana pelaksanaan manajemen sarana dan prasarana di SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya?

C.    Tujuan

Adapun tujuan yang diharapkan adalah :

  1. Mengetahui tentang manajemen sarana dan prasarana.
  2. Mengenali permasalahan yang dihadapi dalam implementasi pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah.
  3. Menyusun rencana tindak lanjut atau penyelesaian yang ada pada manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah.

D.    Manfaat 

Adapun manfaat yang diharapkan adalah :

  1. Bagi Sekolah : Diharapkan bisa menjadi acuan bagi kepala sekolah dalam memberikan pembinaan terhadap petugas/pelaksana lapangan bahwa pemeliharaan sarana dan prasarana perlu diadakana secara benar dengan program perencanaan yang matang. Program perencanaan pemeliharaan ini bisa dijadikan kegiatan pemeliharaan secara terarah untuk dapat mempertahankan umur atau masa efektif dari penggunaan sarana dan prasarana sekolah itu sendiri. 
  2. Bagi Mahasiswa : Mahasiswa dapat mengetahui tentang manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana dan mengenai gambaran nyata bidang ilmu manajemen pendidikan mengenai pengertian pemeliharaan sarana dan prasarana di SMP Islam Al Azhar Kelapa Gading Surabaya.

E.     Ruang Lingkup

Hal ini dibatasai pada variabel yang akan diteliti yaitu manajemen pemeliharaan sarana dan prasaran sekolah mengenai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah di SMP Islam Al Azhar Kelapa Gading Surabaya.

F.     Sasaran Kegiatan

Lembaga yang dijadikan sasaran kegiatan magang Program Studi Manajemen Pendidikan Angkatan 2010 salah satunya berada di Yayasan Pesantren Islam Al Azhar Kelapa Gading Surabaya, khususnya pada jenjang Sekolah Menengah Pertama (SMP) di Jalan Taman Bhaskara Utara Surabaya.

 

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A.    Sarana dan Prasarana

Sarana adalah perangkat yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan, yang dimaksud sarana sekolah adalah (1) sumber belajar seperti: buku paket, buku pelengkap, buku referensi, buku bacaan, majalah, koran, modul, lembar kerjak, kaset Video, VCD, CD-ROM dan sebagainya. (2) Media pembelajaran seperti radio, cassette recorder,TV, OHP, Wireless, Slide Projector, LD/LCD/VCD/DVD Player, komputer dan sebagainya. (3) Sarana Informasi dan Teknologi (IT) seperti internet. Banyak kasus terjadi di beberapa sekolah yang mendapat bantuan proyek pengadaan fasilitas pendidikan misalnya:

  1. Peralatan rusak sebelum dipakai, karena sekolah tidak mempunyai tenaga ahli yang dapat mengoperasikan alat baru tersebut, sehingga alat yang baru itu dibiarkan kena debu, lembab dan akhirnya rusak.
  2. Peralatan laboratorium cepat rusak, karena banyak guru tidak mahir menggunakannya dan siswa sering coba-coba, sementara tenaga laboran tidak memiliki kemampuan merawatnya.
  3. Sekolah tidak mengalokasikan dana perawatan yang cukup, karena memang tidak ada program yang lengkap.
  4. Kamar mandi/WC kantor pimpinan sekolah selalu mendapat perawatan rutin setiap hari dan bahkan diberi bahan pengharum padahal pemakainya hanya 1 atau 2 orang, sementara kamar mandi/WC siswa dengan jumlah pemakai banyak jarang dibersihkan, sehingga ada sekolah yang kamar mandi/WC untuk siswa kotor berbau, bahkan kran bocor dibiarkan sampai berbulan-bulan dan tidak sedikit sekolah yang hanya mempunyai sumber air yang terbatas sehingga siswa sering tidak menyiram bekas buang air mereka. Tidak jelas siapa yang harus memeriksa, kepada siapa dilaporkan, kapan diganti, tersediakah cadangan kran di sekolah, dan sebagainya.

Prasarana adalah perangkat pendukung yang digunakan untuk menunjang suatu penyelenggaraan kegiatan. Sedangkan prasarana belajar adalah ruang kepala sekolah, ruang guru, ruang BK, ruang TU, ruang OSIS, ruang kelas, laboratorium, kantin, koperasi, tempat ibadah, lapangan Olahraga, kamar mandi/WC.

Menurut Sasongko (2006:5.10) menyebutkan bahwa yang termasuk sarana dan prasarana pendidikan adalah alat peraga/alat praktek, laboratorium, perpustakaan, ruang keterampilan, ruang UKS, ruang Olah Raga, ruang kantor, ruang BP, gedung dan perabot.

B.     Perawatan atau Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Perawatan atau pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan dalam rangka meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan fasilitas dalam kondisi yang baik dan tetap berfungsi.

Menurut Soenarto (2002: 6) dalam buku pedoman manajemen perlengkapan sekolah, pemeliharaan atau perawatan adalah upaya untuk membuat kondisi sarana dan prasarana tetap terjaga dengan baik dan menghindari kerusakan yang terlalu dini. Dengan demikian peralatan yang terawat dengan baik akan mudah untuk dipakai dan dapat menghemat biaya pembelian barang baru.

Menurut Sarjiman (2002:4) dalam buku pelatihan Manajemen Perawatan Preventif Sarana dan Prasarana menyatakan bahwa perawatan atau pemeliharaan adalah merupakan kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempertahankan atau mengembalikan peralatan pada kondisi yang dapat diterima. Kondisi peralatan yang selalu dapat diterima tersebut dimaksudkan agar sarana atau fasilitas sekolah dalam keadaan siap pakai seoptimal mungkin, untuk meningkatkan unjuk kerja dan memperpanjang usia pakai, mengetahui adanya keruskan atay gejala kerusakan serta untuk menghindari terjadinya kerusakan lebih fatal.

Pemeliharaan peralatan dan fasilitas sekolah yang lainnya memang perlu dilakukan oleh setiap sekolah. Fasilitas yang selalu terawat dengan baik akan membuat pekerjaan berjalan dengan lebih lancar. Pekerjaan yang berjalan tanpa adanya kendala dibidang peralatan atau fasilitas lain tersebut akan mengefektifkan pekerjaan dalam upaya mencapai tujuan sekolah.

  1. Perawatan Terencana. Menurut (Soenarto 2002:4) menyatakan bahwa perawatan terencana adalah jenis perawatan yang diprogramkan, diorganisir, dijadwal, dianggarkan, dan dilaksanakan sesuai dengan rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi. Perawatan terencana dibedakan menjadi dua, yakni perawatan terencana yang bersifat pencegahan atau perawatan preventif, dan perawatan terencana yang bersifat korektif. Menurut (Depdikbud, 1999:2) menyatakan bahwa perawatan preventif merupakan perawatan yang bersifat pencegahan, adalah perawatan sarana dan prasarana pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan kemacetan atau kerusakan fasilitas atau peralatan sekolah. Perawatan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya dengan tujuan untuk mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi kondisi normal. Perawatan korektif merupakan perawatan yang dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang secar sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mengembalikan fasilitas atau peralatan pada kondisi standar, sehingga dapat berfungsi dengan normal.
  2. Perawatan Tidak Terencana. Menurut (Soenarto, 2002:4) menyatakan bahwa perawatan tidak terencana adalah jenis perawatan yang bersifat perbaikan terhadap kerusakan yang belum diperkirakan sebelumnya. Pekerjaan perawatan ini tidak direncanakan, tidak dijadwalkan. Umumnya tingkat kerusakan yang terjadi adalah pada tingkat keruskan berat. Karena tidak direncanakan sebelumnya, maka juga disebut perawatan darurat

C.    Perawatan Preventif

Menurut (Depdiknas, 2000: 205) menyatakan bahwa perawatan preventif adalah tindakan perawatan yang dilakukan secara periodik dan terencana untuk merawat fasilitas fisik sekolah, seperti gedung, mebeler, dan peralatan sekolah lainnya dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan dan menetapkan biaya efekti perawatan sarana dan prasarana sekolah

Menurut Soenarto (dalam Depdiknas, 2002:4) tujuan perawatan preventif adalah mencakup: (1) agar sarana dan prasarana pendidikan selalu dalam kondisi prima, tetap berfungsi dan siap dipakai secara optimal, (2) memperpanjang umur pemakaian, (3) menjamin kelancaran kegiatan pembelajaran, (4) menjamin keamanan dan kenyamanan bagi para pemakai, (5) mengetahui kerusakan secara dini atau gejala kerusakan, (6) menghindari terjadinya keruskan secara mendadak, (7) menghindari terjadinya kerusakan fatal.

Menurut (Depdikbud, 1999:4) disebutkan bahwa ada empat tujuan pokok perawatan preventif, yaitu untuk: (1) memperpanjang usia pakai perlatan. Hal ini sangat penting jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli satu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut, (2) menjamin peralatan selalu siap dan dalam kondisi optimal untuk mendukung kegiatan kerja, shingga diharapkan akan diperoleh hasil yang optimal pula; 3) menjamin kesiapan operasional peralatan yang diperlukan terutama dalam keadaan darurat, adanya unit cadangan, pemadam kebakaran, dan penyelamat; 4) menjamin keselamatan siswa yang menggunakan peralatan terebut.

D.    Manajemen Perawatan Preventif Sarana dan Prasarana Sekolah

  1. Pengertian manajemen

Menurut Soenarto (2002:5) menyatakan secara umum bahwa manajemen adalah proses pengelolaan sumber daya untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Dalam penerapan manajemen ini lebih jauh dikatakannya bahwa sumberdaya yang dikelolah meliputi 6 M, yaitu: man, money, materials, machines, method, dan minutes (manusia, uang, bahan, mesin atau peralatan, metode atau cara, dan waktu). Sedangkan fungsi manajemen meliputi empat kegiatan, yaitu planning, organizing, actuating dan controlling (perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengontrolan). Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa manajemen adalah sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengontrolan sumber daya manusia, biaya, bahan dan alat atau mesin, metode atau cara dan waktu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

Lebih jauh Soenarto (2002:5) menyatakan bahwa efektifitas merupakan landasan untuk mencapai sukses. Jadi efektifitas berkenaan dengan derajat pencapaian tujuan baik secara eksplisit maupun implisit, yaitu seberapa jauh rencana dapat dilaksanakan dan berapa jauh tujuan tercapai. Sedangkan Efisiensi merupakan sumberdaya minimal yang digunakan untuk mencapai kesuksesan tersebut. Jadi efisien berarti optimasi penggunaan sumber daya, yaitu termudah cara mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, terpendek langkahnya.

Menurut (Sufyarma, 2003:190), dibidang pendidikan manajemen mempunyai pengertian sebagai proses kegitan bersama dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan semua fasilitas yang ada, baik personal, material, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan

Manajemen dalam lingkungan pendidikan adalah memberdayakan berbagai sumber baik manusia, sarana dan prasarana, serta media pendididkan lainnya secara optimal, relevan, efektif dan efisien guna menunjang pencapaian tujuan pendidikan.

Menurut Suryosubroto (2004:27) menyebutkan bahwa manajemen pendidikan adalah 1) bentuk kerja sama personel pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan, 2) suatu proses yang merupakan daur (siklus) penyelenggaraan pendidikan dimulai dari perencanaan, pengorganisasin, pengarahan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian tentang usaha sekolah untuk mencapai tujuannya; 3) usaha untuk melakukan pengelolaan sistem pendidikan, 4) kegiatan memimpin, mengambil keputusan serta berkomunikasi dalam organisasi sebagai usaha untuk mencapai tujuan pendidikan. Koont O. Doncel (dalam Sagala, 2007:55) mengemukakan bahwa :

“Management is process of designing and maintaining an evironment in which individuals, working together in groups, efficiency accomplish selected aims. This basic definition needs to be expanded (1) as manager people carry out the managerial function of planning, organizing, staffing, leadingand controlling; (2) management applies to any kind of organization; (3) it applies to managers to all organizational level; (4) the aim of all managers is the same to create as surpluus; and (5) managing is concernid with productivity; this implies effectiveness and efficiency.”

Pengertian di atas mengandung arti bahwa manajemen adalah proses merencanakan dan mempertahankan lingkungan di mana individu dapat bekerja sama dalam kelompok, secara efisien dalam rangka mencapai tujuan. Pengertian ini memberi arti (1) sebagai manajer melaksanakan fungsi manajemen antara lain; perencanaan, pengorganisasian, pembagian staff, mengarahkan dan pengawasan; (2) menerapkan manajemen untuk perbaikan organisasi; (3) berlaku untuk manajer setiap level organisasi; dan (4) tujuan setiap manager adalah sama untuk mencapai surplus, dimana manajemen memberikan perhatian terhadap produktifitas dan etos kerja yang tinggi berimplikasi efectivitas dan efisiensi.

Uraian di atas menegaskan bahwa manajemen sekolah adalah proses memimpin dan membimbing penyelenggaraan pekerjaan sekolah sebagai suatu organisasi dalam mewujudkan tujuan pendidikan dan tujuan sekolah yang telah ditetapkan. Karena itu prinsip-prinsip manajemen sekolah yang dapat dipegang adalah untuk memperoleh hasil yang paling efektif melalui orang-orang yang profesional mengacu pada visi dan misi sekolah dengan cara melakukan proses manajemen. Proses manajemen tersebut yaknimenjalankan fungsi pokok program sekolah yang ditampilkan oleh seorang pimpinan sekolah sebagai penanggung jawab institusi sekolah, guru sebagai penanggung jawab pelayanan belajar pada peserta didik, dan tenaga kependidikan sebagai penanggung jawab pelayanan teknis kependidikan di sekolah yang menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu: perencanaan program kegiatan sekolah, pengorganisasian tugas-tugas pokok sekolah, penggerakkan seluruh sistem sekolah, dan pengawasan kinerja sekolah. Fungsi-fungsi manajemen tersebut di atas juga diterapkan dalam kegiatan bidang administrasi pendidikan bidang sarana dan prasarana di sekolah pada sub bagian pemeliharaan sarana dan prasarana.

  1. Obyek Pemeliharaan

Menurut Hornby (1990:849) mendefinisikan bahwa, “Object is solid thing that can be seen and touched.

Obyek adalah benda keras yang dapat dilihat dan disentuh. Dari definisi tersebut jelas bahwa obyek merupakan benda-benda yang digunakan sebagai alat atau bahan untuk mendukung suatu kegiatan agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan mudah dan sesuai harapan. Adapun obyek yang perlu dipelihara adalah sarana, prasarana atau fasilitas sekolah, antara lain bangunan gedung, peralatan kantor, listrik atau penerangan, meubeler, peralatan dan bahan praktikum.

BAB III PAPARAN DATA DAN HASIL MAGANG

A.    Paparan Data

Pelaksanaan magang di SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya di mulai dengan pengajuan surat permohonan izin magang pada hari Selasa tanggal 26 Maret 2013, dan dilanjutkan dengan melakukan observasi di minggu berikutnya dengan melakukan pengamatan langsung di seluruh aspek sekolah. Namun, diberlakukan peraturan bahwa observer hanya dibatasi 2 orang saja yang dapat melakukan observasi pada setiap minggunya. Sehingga pada minggu-minggu berikutnya, kami bergilir untuk melakukan observasi pada masing-masing bagian yang kami amati.

Manajemen sarana dan prasarana sekolah SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya ini dibawah naungan satu yayasan. Dalam satu yayasan ini terdapat tiga konsentrasi jenjang yaitu TK, SD, dan SMP. Jika ada kerusakan sarana dan prasarana pada salah satu jenjang sekolah maka jenjang sekolah yang bersangkutan membuat form pengaduan kerusakan untuk pengajuan dana kepada yayasan.

Terdapat program berkala dan program tidak berkala pada sistem manajemen perawatan sarana dan prasarana sekolah, yaitu penggolongan yang membutuhkan perawatan secara berkala (tiba-tiba) dan penggolongan yang membutuhkan perawatan bisa kapan saja.

B.     Hasil Magang

Berdasarkan magang yang telah dilakukan maka didapat hasil pemeliharaan sarana dan prasarana di SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya ini. Kami memberikan program kerja untuk pemeliharaan sarana dan prasarana berupa pengorganisasian kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah, pelaksanaan dan pembiasaan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah  dan pendataan sarana dan prasarana sekolah (menggunakan form data sarana dan prasarana). Hal ini dimaksudkan untuk lebih menekankan pada aktifitas untuk mengurangi peluang sarana dan prasarana sekolah yang memerlukan perbaikan yang bersifat mendesak, memperkecil kebutuhan sarana dan prasarana yang memerlukan perawatan, dan memperkecil kemungkinan untuk pengeluaran dana.

 

BAB IV PEMBAHASAN

A.    Hasil Temuan

Dari hasil wawancara dan observasi langsung telah didapat hasil temuan lapangan yaitu mengenai pemeliharaan sarana dan prasarana di SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya meliputi : sekolah telah melakukan pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana berupa pemasangan poster-poster menarik di dinding sekolah dan sepanjang koridor yang berupa kata-kata mutiara untuk penyemangati siswa-siswi agar mau memperhatikan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah, penulisan name tag dimasing-masing bangku siswa, ini dimaksudkan untuk menjadikan mereka bertanggung jawab atas bangkunya sendiri untuk tidak mencorat-coret sarana yang disediakan.

B.     Temuan Masalah

Masalah yang diangkat adalah kendala pengadaan dana dari yayasan jika ada sarana dan prasarana dari jenjang SMP yang memerlukan perawatan dan kebutuhan yang bersifat mendesak, namun yayasan lebih memperhitungkan pemberian dana pada TK terlebih dahulu kemudian SD dan terakhir SMP.

Berikutnya adalah masalah dari program kerja yang kurang detail dalam pembagian tugas serta sebagian besar guru tidak mau untuk diberi tugas tambahan menjadi tim koordinasi pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah.

C.    Rencana Tindak Lanjut (RTL) dalam Bentuk Program Kerja

1.     Rencana Tindak Lanjut

Dari hasil temuan masalah di atas maka dapat diberlakukan rencana tindak lanjut yang kami buat yaitu :

  1. Penekanan pada aktifitas pemeliharaan sarana dan prasarana. Ini dimaksudkan untuk mengurangi peluang sarana dan prasarana sekolah yang memerlukan perbaikan yang bersifat mendesak.
  2. Pemeliharaan rutin kegiatan evaluasi sarana dan prasarana sekolah, yaitu mengevaluasi keadaan sekolah berupa pengisian form tertulis. Dimaksudkan agar diberlakukan pengecekan rutin setiap bulannya. Kegiatan ini akan memperkecil kebutuhan sarana dan prasarana yang memerlukan perawatan, tapi tidak lepas tanggung jawab kepada semua warga sekolah untuk terus memelihara sarana dan prasarana sekolahnya sendiri.
  3. Pengorganisasian kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah. Anggota meliputi siswa, para guru, kepala sekolah, komite sekolah bahkan warga masyarakat di sekitar sekolah.

2.      Program Kerja

a.      Penekanan Pada Aktifitas Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Supaya penerapan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah berjalan baik, maka disarankan untuk menggunakan tahapan langkah sebagaimana meliputi :

  1. Penyadaran pentingnya pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah sebagai bagian dari Manajemen Aset.
  2. Pemahaman apa dan siapa yang terlibat pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah; obyek pemeliharaan (gedung dan komponennya), proses, persiapan, pelaksanaan dan monitoring-evaluasi pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah.
  3. Pengorganisasian kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah
  4. Pelaksanaan dan Pembiasaan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah
  5. Pendataan sarana dan prasarana sekolah (menggunakan form data sarana dan prasarana)

23

Sumber :  Petunjuk Teknis Pemeliharaan & Perawatan Aset Sarana-Prasarana Sekolah Bersama Masyarakat (Buku III) – Decentralized Basic Education (Dbe-1) – Usaid

 

Tahap I : Penyadaran Pentingnya Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Sekolah

  1. Langkah-1 Persiapan : Kepala sekolah mengundang Kelompok Kerja dan membentuk tim kecil untuk menginisiasi Pengantar Pemahaman Pentingnya “Pemeliharaan Sarana-Prasarana Sekolah” (PSPS) – (Perlu Karangka Acuan Kerja/KAK Tim PSPS) Kepala sekolah dan guru atau tim kecil yang ditunjuk mengenalkan Buku Panduan Pemeliharaan Sarana Prasarana Sekolah Menyusun program pengenalan dan penyadaran akan pentingnya Pemeliharaan ini.
  2. Langkah-2 Pengenalan dan Penyadaran Pentingnya Pemeliharaan dan Tanggung Jawab Bersama : Pengenalan dan Penyadaran kepada siswa dan guru: Sasarannya ialah untuk : (1) Menanamkan rasa memiliki atas sarana-prasarana yang ada. (2) Kebiasaan baik (mencegah lebih daripada harus memperbaiki karena terlanjur rusak). Dan (3) Mengenalkan lingkup kegiatan kebersihan (kelas dan lingkungan sekitar) pengaturan piket sebagai bagian dari proses belajar kepedulian pada kualitas lingkungan.

Menjelaskan manfaat yang diharapkan dari kegiatan pemeliharaan sarana-prasarana dan lingkungan sekolah antara lain mencakup : (1) Jika sarana-prasarana sekolah dan lingkungannya terpelihara baik, umur bangunan dan komponen-komponen bangunan akan awet, berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat. (2) Pemeliharaan yang dilakukan secara rutin, agar kerusakan komponen bangunan jarang terjadi, sehingga biaya perbaikan dapat ditekan seminimal mungkin. (3) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka kondisi bangunan gedung akan terjaga penampilannya (tidak kumuh, kusam, tetap terlihat kokoh dan menarik), sehingga kesan bagi orang yang melihatnya akan memberikan rasa aman (tidak takut ambruk, kebocoran, terpeleset) dan nyaman untuk menggunakannya.

Tahap II : Pemahaman Tentang Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Sekolah

  1. Langkah-1. Menjelaskan permasalahan yang dihadapi. Menguraikan sumber penyebab masalah menurunnya kualitas aset sarana-prasarana sekolah yang diakibatkan oleh kebiasaan yang tidak tepat sebagaimana di bawah ini. Lanjutnya dengan mendiskusikannya.Permasalahan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana. Sebelum membahas tentang tindakan dalam Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Sekolah, hal yang penting diketahui ialah bahwa banyak masalah yang terjadi yang justru disebabkan oleh perilaku para pengguna gedung sekolah sendiri, sehingga pencegahan masalah ini seharusnya merupakan tindakan yang pertama dilakukan. Sekolah dan Lingkungannya adalah Aset milik Kita Bersama. Marilah kita jaga kebersihan dan kondisinya, dengan Menghindari Kebiasaan Kurang Baik di atas, Menerapkan Cara Penggunaan yang Baik, dan melaksanakan Kegiatan Pemeliharaan Aset Milik Kita Bersama ini sebagai Kebiasaan Sehari-hari. 
  2. Langkah-2 menjelaskan jenis dan lingkup kegiatan pemeliharaan. Jelaskan Jenis-jenis kegiatan pemeliharaan menurut waktu/frekuensi dan lingkup kegiatan untuk setiap jenis pemeliharaan tersebut. Sebagaimana diuraikan dalam Buku Pengertian dan Acuan Manajemen Sarana Prasarana Sekolah, kegiatan pemeliharaan menurut frekuensi/waktu pelaksanaannya dibagi dalam dua kelompok, yaitu: Kegiatan Pemeliharaan Rutin (Harian, Mingguan) dan Kegiatan Pemeliharaan Bulanan & Berkala.

3

Sumber :  Petunjuk Teknis Pemeliharaan & Perawatan Aset Sarana-Prasarana Sekolah Bersama Masyarakat (Buku III) – Decentralized Basic Education (Dbe-1) – Usaid

Kegiatan pemeliharaan rutin harian dan mingguan terutama ialah untuk memelihara kebersihan dengan menyapu, melap, mengepel dan sebagainya, disertai kegiatan meringkas dan merapikan, sehingga segala sesuatu (peralatan belajar, alat pembersih, dsb) berada pada tempat yang semestinya. Termasuk juga kegiatan mencatat kalau ada peralatan, sarana-prasarana yang menunjukkan tanda-tanda akan rusak, sehingga dari kegiatan ini dapat mengusulkan tindakan perawatan sejak dini. Kadang ini hanya memerlukan tindakan menggeser genteng atau membersihkan talang agar kebocoran dicegah.

Dengan adanya SARC (School Asset Report Card) sebagai hasil dari inventarisasi atas aset sarana prasarana sekolah maka tiap ruang kelengkapan sarana prasarananya sudah terdata. Sebaiknya copy dari SARC itu ditempel di tiap ruang, dan kepada peggunanya (siswa, guru) perlu menggunakan data tersebut untuk memotivasi kegiatan pemeliharaan rutin. Jangan sampai kerusakan sarana prasarana terjadi, apalagi kalau sampai ada yang hilang. Untuk itu penting agar baik dalam proses inventarisasi aset maupun dalam pemanfaatan SARC tersebut dilakukan proses sosialisasi kepada semua pemangku kepentingan, terutama untuk para pengguna yaitu siswa dan guru.

b.      Pemeliharaan Rutin Kegiatan Evaluasi Sarana dan Prasarana Sekolah

Pada pemeliharaan rutin kegiatan evaluasi sarana dan prasarana di sekolah ini maka perlu mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

  1. Langkah-1 Menyepakati jenis kegiatan yang dilaksanakan untuk Pemeliharaan Rutin (Harian, Mingguan). Jelaskan jenis dan lingkup kegiatan yang perlu dikerjakan dalam pemeliharaan gedung dan lingkungan sekolah. Pemeliharaan disini mencakup kegiatan, anatara lain: Membersihkan dan menjaga kebersihan semua komponen di dalam kelas, luar kelas dan lingkungannya Merapikan peletakan benda-benda, seperti meja, kursi, bangku, sapu, penggaris, kapur, alat tulis dan benda lainnya Saling mengingatkan untuk mnggunakan dan meletakkan alat atau komponen bangunan secara benar (parkir kendaraan pada tempatnya, menutup pintu tidak dibantig, tidak bermain dengan kunci, slot, dst) Mengisi formulir laporan kegiatan dan kondisi komponen yang ada.
  2. Langkah-2 Membagi tugas dan area Pemeliharaan harian/mingguan. Kegiatan pemeliharaan rutin merupakan sarana pendidikan kepada murid untuk selalu memelihara lingkungannya serta manfaat lain seperti: (1) Membangkitkan dan menanamkan rasa memiliki sekolah kepada murid. (2) Membina murid untuk belajar disiplin dengan cara yang efektif dan di terima oleh semua murid. (3) Memupuk rasa tanggung jawab, mencerminkan budaya kepada murid untuk menjaga dan memelihara keutuhan dan kebersihan dari lingkungan dan gedung sekolah. Tugas siswa (difasilitasi Guru) dan tugas penjaga sekolah, yaitu kepada murid disampaikan lebih jelas dan bertahap: Dijelaskan sekali lagi pentingnya kegiatan pemeliharaan rutin ini. Dijelaskan kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan dalam pemeliharaan. Dijelaskan standar pemeliharaan yang baik itu bagaimana (bersih seperti apa) Pembagian tugas dan penggiliran (Piket) disepakati pada tingkat kelas, difasilitasi oleh Guru atau Ketua Kelas, dan dipersilahkan untuk membagi regu piket sesuai jumlah kegiatan yang dilakukan, agar tiap siswa punya tugas yang jelas. Tugas guru dan kepala sekolah, yaitu kepada para guru dan kepala sekolah, disampaikan lebih jelas dan bertahap: Dijelaskan sekali lagi pentingnya kegiatan pemeliharaan rutin ini. Dijelaskan kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan dalam pemeliharaan oleh guru da kepala sekolah Dijelaskan standar pemeliharaan yang baik itu bagaimana (bersih seperti apa) Supaya banyak member contoh kepada siswa dan anak-anak pada umumnya. Tugas penjaga sekolah, yaitu kepada penjaga sekolah, seperti kepada murid, disampaikan lebih jelas dan bertahap: Dijelaskan sekali lagi pentingnya kegiatan pemeliharaan rutin ini. Dijelaskan kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan dalam pemeliharaan oleh Penjaga Sekolah. Dijelaskan standar pemeliharaan yang baik itu bagaimana (bersih seperti apa). 
  3. Langkah-3 Menjelaskan penggunaan Daftar Periksa (Simak) dalam pelaksanaan Pemeliharaan. Berikutnya disampaikan daftar periksa/simak yang dapat digunakan sebagai petunjuk teknis tentang komponen apa saja yang mesti ditangani pemeliharaannya. Formulir ini adalah contoh, untuk setiap sekolah sesuai dengan kondisi dan situasinya dapat disesuaikan dan disepakati. Apakah dilakukan sedikit modifikasi, pengurangan atau penambahan, serta diperjelas kegiatan yang sebaiknya dilakukan. Dan yang paling penting, pisahkan dahulu: Mana yang layak untuk dikerjakan oleh siswa berta guru sebagai fasilitatornya; Mana yang lebih layak untuk dikerjakan oleh Penjaga Sekolah.

Pada pemantauan kegiatan bulanan, meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Langkah-1 Menyepakati jenis kegiatan yang dilaksanakan untuk Pemeliharaan Bulanan dan Berkala.
  2. Langkah-2 Menyepakati siapa yang ditunjuk sebagai pelaksana kegiatan Pemeliharaan Bulanan dan Berkala Dikerjakan oleh pihak internal sekolah dan stakeholders Dikerjakan oleh tukang, pekerja (dikontrakkan) – proses penugasan (tender, penunjukan) Langkah-3 Menjelaskan penggunaan Daftar Periksa (Simak) dalam pelaksanaan Pemeliharan.

c.       Pengorganisasian Kegiatan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Langkah-1 Menyusun Struktur Organisasi, Kegiatan pemeliharaan gedung dan lingkungan sekolah merupakan kegiatan semua warga sekolah, baik para siswa, para guru, kepala sekolah, komite sekolah bahkan warga masyarakat di sekitar sekolah. Jadi bukan tugas penjaga sekolah saja, sebagaimana anggapan umum selama ini. Karena selain jumlah tenaga penjaga sekolah yang terbatas, berbagai permasalahan (uraian di atas) adalah menyangkut keterlibatan semua pihak. Untuk menerapkan pesan-pesan tersebut diatas, langkah pertama yang perlu dilakukan ialah menyusun organisasi dan pembagian kerja di antara para stekaholders. Di bawah ini adalah bentuk tipikal pengorganisasian kegiatan pemeliharaan gedung dan lingkungan sekolah berbasis masyarakat. Sebagaimana dibahas pada tahap sebelumnya, kegiatan pemeliharaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: pemeliharaan rutin atau harian yang bisa dilaksanakan oleh siswa, guru dan petugas; kedua, pemeliharaan berkala pada bagian yang sulit dijangkau seperti atap, saluran, serta yang membutuhkan tenaga (tukang) dari luar yang perlu dibayar. Untuk yang kedua ini diperlukan organisasi atau panitia tersendiri, yang sebaiknya dibentuk dan punya masa kerja yang cukup lama, paling tidak satu tahun.


2

Sumber : Petunjuk Teknis Pemeliharaan & Perawatan Aset Sarana-Prasarana Sekolah Bersama Masyarakat (Buku III) – Decentralized Basic Education (Dbe-1) – Usaid

Jadi setelah langkah memberikan pemahaman mengenai pentingnya “gedung dan lingkungan sekolah yang bersih, berkondisi baik”, serta menyadarkan bahwa “pemeliharaan sekolah adalah tanggung jawab bersama” karena sekolah adalah “milik bersama” siswa, guru, penjaga sekolah, kepala sekolah, warga lingkungan, maka berikutnya adalah mengorganisir kegiatan pemeliharaan.

Langkah penyusunan organisasi pemeliharaan ini ialah sebagai berikut:

  1. Mengadakan pertemuan dengan stakeholders Sekolah, yaitu: kepala sekolah, para guru, penjaga sekolah, wakil dari siswa, wakil dari komite sekolah, wakil dari warga
  2. Mengingatkan lagi akan pentingnya upaya bersama (gotong-royong) dalam pemeliharaan gedung dan lingkungan sekolah
  3. Menyampaikan lingkup tugas Pemeliharaan Rutin (Harian, Mingguan) dan Pemeliharaan Berkala kepada para hadirin
  4. Menunjukkan tipikal (pola) struktur organisasi Pemeliharaan, meminta pendapat untuk persetujuan atas struktur
  5. Membahas tugas, tanggung-jawab, wewenang (sebagaimana Tabel berikut) dan membacakan hasilnya
  6. Mendiskusikan siapa-siapa saja personil yang mengisi struktur organisasi tersebut
  7. Khusus untuk Pemeliharaan Rutin, dilanjutkan dengan membagi tugas atau area halaman yang jadi tanggung-jawab tiap kelas (untuk siswa dan guru kelas yang membimbing.
  8. Menyampaikan hasil pembagian tugas tersebut ke semua hadirin (pleno).

2.     Langkah-2 Melakukan Pembagian Peran/Tanggung-jawab. Serangkaian Tabel berikut ini adalah petunjuk teknis untuk menyusun uraian tugas dan tanggung jawab dan wewenang dari tiap posisi dalam organisasi pemeliharaan gedung dan lingkungan sekolah. Uraian dalam table ini bisa digunakan sebagai arahan untuk didiskusikan dan disepakati bersama seluruh stakeholder, serta kemungkinan modifikasi jika dibutuhkan.

BAB VI PENUTUP

A.    Simpulan

Manajemen sarana dan prasarana sekolah SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya ini dibawah naungan satu yayasan. Dalam satu yayasan ini terdapat tiga konsentrasi jenjang yaitu TK, SD, dan SMP. Jika ada kerusakan sarana dan prasarana pada salah satu jenjang sekolah maka jenjang sekolah yang bersangkutan membuat form pengaduan kerusakan untuk pengajuan dana kepada yayasan. Terdapat program berkala dan program tidak berkala pada sistem manajemen perawatan sarana dan prasarana sekolah, yaitu :

  1. Penggolongan yang membutuhkan perawatan secara berkala (tiba-tiba)
  2. Penggolongan yang membutuhkan perawatan bisa kapan saja

Dan dari hasil temuan masalah, maka dapat dirumuskan rencana tindak lanjutnya yaitu :

  1. Penenkanan pada aktifitas pemeliharaan sarana dan prasarana. Ini dimaksudkan untuk mengurangi peluang sarana dan prasarana sekolah yang memerlukan perbaikan yang bersifat mendesak.
  2. Pemeliharaan rutin kegiatan evaluasi sarana dan prasarana sekolah, yaitu mengevaluasi keadaan sekolah berupa pengisian form tertulis. Dimaksudkan agar diberlakukan pengecekan rutin setiap bulannya. Kegiatan ini akan memperkecil kebutuhan sarana dan prasarana yang memerlukan perawatan, tapi tidak lepas tanggung jawab kepada semua warga sekolah untuk terus memelihara sarana dan prasarana sekolahnya sendiri.
  3. Pengorganisasian kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah. Anggota meliputi siswa, para guru, kepala sekolah, komite sekolah bahkan warga masyarakat di sekitar sekolah.

B.     Saran

Sebagaimana disampaikan di depan, setiap sekolah bagaimanapun kondisinya tentu mempunyai aset yang seharusnya dikelola dengan baik. Aset sarana-prasarana sekolah dan lingkungannya merupakan wahana belajar yang perlu diperlakukan sebagai “amanah” yang perlu dikelola dengan baik. Saran yang dapat penulisan sampaikan adalah :

  1. Kegiatan rutin pemeliharaan, sebagai bagian dari manajemen sarana-prasarana sekolah dapat diharapkan agar nilai gunanya tidak merosot. Dan kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan oleh warga sekolah sendiri (siswa, guru, penjaga, komite sekolah, masyarakat sekitar) dapat menjadi wahana pembelajaran bagi seluruh warga dan pemangku kepentingan sekolah untuk peduli kapada kondisi lingkungan, serta wahana untuk memupuk semangat gotong-royong menjaga aset milik bersama tersebut.
  2. Pada bagian lain, kegiatan manajemen sarana-prasarana yang menyangkut kegiatan inventarisasi atau penyusunan data-base sarana-prasarana sekolah, penyusunan program pemeliharaan, perawatan, perbaikan dan pembangunan (kembali) gedung sekolah, perangkat dan lingkungannya. Kegiatan ini sangat bermanfaat bagi Dinas dalam menginventarisir dan memantau kondisi sarana-prasarana sekolah-sekolah di dalam wilayah kewenangannya. Sehingga memudahkan Dinas dalam merencanakan program/kegiatan perawatan dan perbaikan sarana-prasarana tersebut.

LAMPIRAN

Tabel 1. Formulir Pemantauan Kegiatan Pemeliharaan Sarana-Prasarana Sekolah Pemeliharaan Harian

Hari/Tanggal :
Penyelia (Supervisor) :
Tanda tangan :

No.

Pemeliharaan yang Dilakukan

Pelaksana Kelas

Kegiatan yang Dilakukan

Ket.

1.

Pemeliharaan ruang dalam/ selasar   Menggeser perabotan dalam ruangan, menyapu dan mengepel lantai  

2.

Pembersihan daun pintu dan jendela, permukaan kaca   Membersihkan daun pintu dan jendela kaca menggunakan lap/ kemucing  

3.

Pembersihan KM/WC dan saluran pembuangan   Membersihkan closet, menguras bak air, menggosok lantai dengan sikat, mengelontor lubang avour dan closet  

4.

Memeriksa penggunaan listrik   Mematikan lampu ruangan setelah ruangan tidak dipergunakan  

5.

Mengunci semua pintu dan jendela   Mengunci semua pintu dan jendela setelah kegiatan belajar mengajar berakhir demi keamanan ruangan dan isinya  

Tabel 2. Formulir Pemantauan Kegiatan Pemeliharaan Sarana-Prasarana Sekolah Pemeliharaan Mingguan

Minggu (Tgl…..s/d…..) Bulan/Tahun :
Penyelia (Supervisor) :
Tanda tangan :

No.

Pemeliharaan yang Dilakukan

Pelaksana Kelas

Kegiatan yang Dilakukan

Ket.

1.

Pemeliharaan ruang dalam/ selasar   Menggeser perabotan dalam ruangan, menyapu dan mengepel lantai  

2.

Pembersihan daun pintu dan jendela, permukaan kaca   Membersihkan daun pintu dan jendela kaca menggunakan cairan pembersih  

3.

Pembersihan KM/WC dan saluran pembuangan   Membersihkan closet, menguras bak air, menggosok lantai dengan sikat, mengelontor lubang saluran pembuangan  

4.

Pembersihan halaman dan saluran drainase   Menyapu halaman, mengumpulkan sampah berceceran, membersihkan saluran drainase dari sampah atau endapan tanah, potong ranting dan dedaunan pohon di sekitar bangunan, pangkas/ cabut rumput liar yang tumbuh di halaman  

5.

Pemeriksaan kondisi halaman dan sekitar bangunan   Memeriksa kondisi tanah yang ada di sekitar pondasi bangunan apakah mengalami erosi/tidak. Memastikan bahwa tanah di sekitar tidak terdapat sarang rayap yang akan berpengaruh terhadap komponen kayu bangunan dan pondasi  

Tabel 3. Formulir Pemantauan Kegiatan Pemeliharaan Sarana-Prasarana Sekolah Pemeliharaan Berkala

Bulan/Semester  (…../…..) Tahun :
Penyelia (Supervisor) :
Pelaksana :
Tanda tangan :

No.

Pemeliharaan yang Dilakukan

Hari

Permasalahan

Kegiatan yang Dilakukan

1.

Pemeriksaan bangunan gedung dan kelengkapan komponen bangunan    
  1. Memeriksa kondisi penutup atap, rangka atap dan planfond dan eternity, terisi dan talang seluruh keliling bangunan, listplank dan kerpus
   
  1. Memeriksa kosen, daun pintu dan jendela, kaca, penggantung dan pengunci partisi
   
  1. Memeriksa kondisi plesteran dan sponegan dinding, permukaan lantai
   
  1. Memeriksa kondisi instalasi mekanikal dan elektrikal
   
  1. Memeriksa kondisi kelengkapan KM/WC. Sumber air bersih, septic tank dan peresapan

2.

Pemeriksaan kondisi halaman dan sekitar bangunan    
  1. Memotong pepohonan, memusnahkan sarang serangga/rayap
   
  1. Pemeriksaan kondisi halaman, pagar halaman, jalan setapak, paving halaman, saluran drainase

Tabel 4. Formulir Pemantauan Kegiatan Pemeliharaan Sarana-Prasarana Sekolah Pemeliharaan Bulanan

No.

Pemeliharaan yang Dilakukan

Minggu Ke-

Permasalahan

Kegiatan yang Dilakukan

1.

      Memeriksa kondisi plesteran dan sponegan dinding, permukaan lantai

2.

      Memeriksa kondisi instalasi mekanikal dan elektrikal

DAFTAR RUJUKAN

Decentralized Basic Education (Dbe-1) – Usaid. 2010. Petunjuk Teknis Pemeliharaan & Perawatan Aset Sarana-Prasarana Sekolah Bersama Masyarakat (Buku III). Jakarta

Departemen Pendidikan Nasional. 2000. Buku Pelatihan Manajemen Perawatan PreventifJakarta

Marizadenia. 2012. Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana, (Online), (http://ms-marizadenia.blogspot.com/2012/01/manajemen-pemeliharaan-sarana-dan-prasarana.html, diakses 1 Januari 2013)

Peraturan Pemerintah Nomer 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan,  pasal 1 ayat 8.

Peraturan Pemerintah Nomer 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Bab VII Pasal 42.

Sarjiman. 2002. Buku Pelatihan Manajemen Perawatan Preventif Sarana dan PrasaranaJakarta

Soenarto. 2002. Pedoman Manajemen Perlengkapan Sekolah, Pemeliharaan atau PerawatanJakarta

 

One thought on “Pelaksanaan Manajemen Pemeliharaan Sarana dan Prasarana di SMP Islam Al-Azhar Kelapa Gading Surabaya

  1. Thx broer, artikelnya bagus sekali,hal-hal yang sudah dilaksanakan di sekolah anda patut ditiru dan sangat bermanfaat buat pemeliharaan di sekolah-sekolah lain.
    Warm Regards, Patrick.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s